Coût réel de l’impression: 7 facteurs de coût à considérer au-delà des coûts directs

Quel est le vrai coût de l’impression?

Les véritables coûts d’impression d’une entreprise dépassent de loin les coûts directs associés à l’achat d’équipement!

Quand tout est dit et fait, plusieurs facteurs de coûts au-delà des coûts directs doivent être pris en compte.

Gartner décrit le coût réel de l’impression comme incluant tous les coûts liés à la possession et à l’exploitation d’un dispositif d’impression sur le lieu de travail sur une période définie et prolongée.

Dans ce blog, nous examinerons brièvement les 7 facteurs de coûts communs associés au coût réel de l’impression.

1. Matériel

Les coûts matériels ne constituent qu’un des nombreux facteurs de coût associés au coût réel de l’impression.

Pour déterminer précisément les coûts, il est important de prendre en compte le mélange des périphériques d’impression dans l’entreprise, à savoir le nombre d’imprimantes couleur et monochromes ou le nombre d’imprimantes réseau et personnelles.

Les coûts matériels incluent également les coûts associés à la mise à niveau du matériel, tels que les disques durs, les bacs d’alimentation, les serveurs d’impression, etc.

De nombreuses entreprises se tournent vers le cloud pour éviter d’importants investissements dans les infrastructures. Il est également crucial de calculer la proportion d’équipement acquis et remplacé chaque année.

2. Logiciel

Les coûts des logiciels sont classés comme les coûts de licence directement liés à la sortie sur papier. Ces coûts comprennent:

• Soutenir les coûts de licence
• Coûts de mise à niveau du logiciel
• Les coûts de personnalisation, ou, les dépenses liées à des logiciels personnalisés requis pour une sortie spécifique

3. Consommables

En ce qui concerne le coût réel de l’impression, les consommables comprennent le toner, les cartouches d’encre, le papier et les kits de maintenance.

Ces coûts augmentent de façon exponentielle, Gartner estimant que sur la durée de vie de la plupart des imprimantes, les dépenses liées aux consommables peuvent atteindre jusqu’à trois fois le coût d’achat réel des imprimantes elles-mêmes!

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4. Administration et gestion du réseau

Pour un calcul précis des coûts d’administration et de gestion du réseau, les données relatives à l’entreprise pour la gestion du réseau d’impression, les coûts d’installation et de configuration doivent être prises en compte.

Les informations d’entreprise spécifiques requises doivent inclure le nombre d’imprimantes par serveur utilisé pour les services d’impression, d’application et de fichiers, ainsi que le nombre d’imprimantes par serveur d’impression uniquement.

La cardinalité de l’utilisateur à l’imprimante, le ratio des coûts d’impression du serveur général et le coût et le temps estimés pour l’installation, la configuration et l’administration sont également des mesures importantes pour une détermination précise des coûts d’administration et de gestion du réseau.

5. Infrastructure

Le coût de l’infrastructure, également appelé coût de l’espace, comprend le coût par unité de surface dédiée aux dispositifs d’impression et aux accessoires.

Bien sûr, ce coût variera d’une entreprise à l’autre, en fonction de la taille de l’entreprise et de ses besoins d’impression.

6. Manque de disponibilité et opérations de l’utilisateur final

L’absence de coûts de disponibilité constitue une part importante du coût réel de l’impression.

Gartner a reconnu de nombreux domaines où la productivité est réduite et le temps perdu en raison de dispositifs d’impression défectueux. La productivité et le temps sont négativement affectés par ce qui suit:

• Vitesse d’impression réduite
• Des temps de réponse plus longs
• Mauvaise qualité d’impression
• Augmentation des appels au centre d’assistance

Les coûts des utilisateurs finaux sont les coûts associés à la familiarisation des utilisateurs avec l’utilisation et la maintenance des périphériques d’impression. Ces coûts comprennent la formation des utilisateurs, le chargement du papier et de l’encre, l’élimination des bourrages, etc.

7. Coûts de support et de maintenance

Les coûts de support et de maintenance sont les coûts qui découlent des contrats de support, des coûts de garantie et des coûts de maintenance de l’imprimante.

Parmi les mesures importantes pour déterminer les coûts de support et de maintenance, citons le nombre d’appels du support technique spécifiquement créés pour les requêtes liées à l’impression, le rapport entre les appels du centre d’assistance pour les problèmes d’impression et le coût moyen des appels.

Assurez-vous de tenir compte de ces 7 facteurs de coût lorsque vous essayez de déterminer le coût réel de l’impression, et souvenez-vous que le véritable coût de l’impression ne se limite pas à vos coûts d’impression directs!

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