Coûts de l’impression: 4 façons négligées votre entreprise est en train de saigner de l’argent

Les entreprises devraient toujours savoir exactement où va leur argent. Pourtant, les deux tiers des petites entreprises ne peuvent pas suivre les coûts d’impression.

Ce fait est particulièrement inquiétant étant donné qu’il s’agit en fait de la troisième dépense mensuelle la plus élevée pour les bureaux, juste derrière le loyer et la masse salariale.

Alors que les trois sont essentiels aux opérations, les coûts d’impression sont un aspect que vous pouvez facilement traiter.

Une étude récente a montré qu ‘«une entreprise de 1 000 employés est susceptible d’engager 500 000 dollars de frais d’impression par an, ce qui peut représenter jusqu’à trois à cinq pour cent des recettes».

Identifier les coûts cachés de l’impression peut vous aider à le gérer et à l’aborder de front.

Voici quatre des moyens les plus négligés que l’impression coûte à votre entreprise:

L’achat de consommables d’impression augmente considérablement les coûts d’exploitation

À moins de bien comprendre les besoins d’impression de votre entreprise, il est très probable que vous achetiez plus d’équipement et de fournitures que nécessaire.

Par exemple, le toner et l’encre de l’imprimante, qui sont des composants critiques de l’impression, peuvent éventuellement ajouter en termes de coût.

L’encre d’imprimante noire peut coûter entre 20 et 40 dollars par cartouche, tandis que l’encre colorée peut coûter entre 25 et 50 dollars par cartouche.

Étant donné qu’ils sont des achats relativement petits, même lorsqu’ils sont achetés en vrac, ils ont tendance à être négligés.

Souvent, les cartouches de rechange sont stockées dans le placard d’approvisionnement et finissent par devenir inutilisables au fur et à mesure que l’entreprise améliore ses modèles d’imprimantes ou de copieurs, ou qu’elle les oublie tout simplement.

En achetant des fournitures d’impression peut coûter la productivité des employés

D’un autre côté, la tendance d’une entreprise à acheter moins que ce que le bureau exige.

L’impact de l’épuisement de l’encre, du toner ou du papier peut ne pas sembler si évident à la productivité.

Cependant, pour une raison quelconque, une imprimante tombe en panne, le travail peut s’immobiliser. Imaginez les implications sur le flux des opérations quand un département entier est incapable d’envoyer de la paperasse parce qu’il n’y a pas d’encre disponible.

En outre, pensez à l’impact que cela aura sur les coûts lorsque les équipes doivent arrêter ce qu’elles font, acheter les fournitures nécessaires et payer la totalité des fournitures d’impression.

Utilisation non réglementée ou fournitures d’impression

Malgré les politiques qui rappellent aux employés que l’équipement de bureau ne devrait être utilisé qu’à des fins commerciales, l’absence de réglementation stricte signifie que les gens ont toujours tendance à l’utiliser pour des raisons personnelles.

Par conséquent, vous accumulez des coûts supplémentaires pour les fournitures, les consommables, l’énergie et la maintenance de l’équipement que vous ne devriez même pas payer.

La maintenance constante de l’équipement est une dépense souvent négligée

Comme beaucoup d’équipements de bureau, les imprimantes doivent être entretenues pour pouvoir continuer à fonctionner efficacement.

Comme vous le savez probablement, même avec une gestion serrée de l’équipement, ce n’est pas toujours le cas. Les imprimantes tombent en panne ou manquent souvent d’encre, ce qui incite les employés à demander l’aide de leur équipe informatique.

Selon de nombreuses études, le service informatique moyen consacre un tiers de son temps à aider les employés à répondre à leurs besoins d’impression, en abordant des problèmes allant de la compatibilité logicielle à la connectivité réseau.

Même si cela peut faire partie du travail, il est probable que ce coût est négligé.

Comprendre les coûts d’impression réels de votre entreprise et faire une évaluation approfondie de vos besoins peut mener à des décisions éclairées sur la façon de les résoudre.

Commencez par effectuer un audit physique de tous vos équipements d’impression de bureau. Rencontrez les membres de l’équipe pour discuter de leurs besoins d’impression.

Examiner soigneusement les factures et autres documents financiers pour déterminer combien vous dépensez pour l’équipement d’impression et les fournitures.

Vous pouvez même explorer les économies que votre entreprise peut réaliser en utilisant des solutions d’impression plus intelligentes et plus rentables, telles que UniPrint Infinity.

Consultez notre calculateur de retour sur investissement UniPrint pour avoir une idée de combien vous pouvez économiser sur les coûts d’impression.