Gestion de l’impression: 5 étapes pour démarrer votre audit d’impression d’entreprise

Les entreprises effectuent souvent des audits pour s’assurer qu’elles répondent aux exigences de conformité et qu’elles parviennent efficacement à atteindre leurs objectifs.

Les audits fournissent aux organisations des suggestions sur les domaines dans lesquels ils peuvent améliorer leurs processus métier et fournissent souvent des informations précieuses qui aident les organisations à atteindre leurs objectifs.

Une gestion efficace des risques est également un résultat important de l’audit d’entreprise, donnant à l’organisation une vision globale et une évaluation des risques auxquels l’organisation est actuellement confrontée et qu’elle pourrait devoir affronter à l’avenir.

L’impression étant une composante essentielle des activités quotidiennes de toutes les entreprises, les entreprises ont commencé à effectuer des audits d’impression en entreprise, surveillant leurs environnements d’impression dans le but de découvrir des économies d’efficacité.

Gartner rapporte que les entreprises dépensent jusqu’à trois pour cent de leurs revenus annuels sur les dépenses liées à l’impression.

Les audits d’impression peuvent aider les organisations à suivre leur impression auprès des utilisateurs individuels et à faire économiser à votre entreprise un montant important de revenus dépensés en frais d’impression chaque année!

Cet article présente certains des pilotes de l’audit d’impression et recommande les étapes à suivre pour lancer votre audit d’impression!

Forces motrices derrière l’audit d’impression

Les entreprises à travers le monde commencent à réaliser le rôle important que joue l’imprimerie dans leurs organisations.

De nombreuses entreprises ont commencé à évaluer l’impression en fonction de certains critères qui semblent être des facteurs essentiels liés à l’impression d’entreprise.

Jetons un coup d’oeil à 3 questions majeures:

Equipement d’impression à jet d’encre et coût total d’impression

Avec le soulèvement des imprimantes laser, le prix des imprimantes à jet d’encre a considérablement diminué, et sont maintenant plus faciles à acquérir!

La durée de vie moyenne des cartouches d’encre est très courte, ce qui entraîne un coût d’impression par page très élevé pour ces imprimantes.

Impact de l’impression sur le respect de l’environnement

La durabilité environnementale devenant une préoccupation majeure pour les gouvernements du monde entier, les entreprises cherchent activement des moyens de passer au vert!

La conformité aux pratiques écologiques n’est plus simplement facultative, mais de nombreuses entreprises ont intégré des pratiques écologiques dans leur stratégie à l’échelle de l’entreprise et dans leur vision à long terme.

Incontestablement, l’impression et la durabilité environnementale sont étroitement liées, et les entreprises ont donc commencé à mener des audits pour étudier plus avant leur utilisation de l’imprimante, le gaspillage de papier et les méthodes d’élimination du toner.

Coût de l’impression couleur

Malheureusement, la plupart des utilisateurs finaux de matériel d’impression n’ont pas une idée précise de combien coûte l’impression couleur.

Cependant, après une évaluation de base de leur environnement d’impression, les décideurs d’entreprise réalisent rapidement à quel point l’impression couleur est coûteuse et hésitent à investir dans l’impression couleur pour leur environnement d’impression d’entreprise.

5 étapes pour lancer votre audit d’impression

Pour lancer votre audit d’impression d’entreprise, vous devez commencer par prendre un compte général de votre parc d’imprimantes physiques, y compris le nombre de périphériques d’impression actuellement disponibles et le nombre de périphériques fonctionnels ou non fonctionnels.

Une fois cette enquête de base terminée, les entreprises doivent entreprendre les étapes suivantes pour effectuer un audit complet de l’impression et découvrir des données précieuses pour prendre de futures décisions en matière d’impression.

Découvrez ce livre blanc gratuit sur les coûts cachés de l’impression!

Étape 1: Classement des départements de l’entreprise

Classer les départements de l’entreprise en fonction de leurs montants d’impression et créer une liste des meilleurs départements sur une base mensuelle et trimestrielle.

Les ministères devraient faire l’objet d’études plus poussées et d’enquêtes afin de déterminer la raison de leurs tendances en matière d’impression et s’ils se livrent à une impression légitime et de bonne qualité ou à une mauvaise impression inutile.

Étape 2: classement des employés individuels

Classer les employés de chaque entreprise en fonction de leurs impressions. De nombreux audits d’impression d’entreprise ont montré que les employés travaillant dans l’impression lourde ont tendance à imprimer des documents qui n’ont aucun lien avec leur travail!

Étape 3: Calculer le coût total de l’impression par page

Calculez le coût total d’impression par page, basé sur et composé de plusieurs facteurs, y compris la cartouche / toner, le papier, l’électricité, la maintenance, les dépenses de logiciels d’impression, les temps d’arrêt, le gaspillage, etc.

Dans de nombreux cas, les entreprises ignorent les facteurs de coûts sous-jacents importants, tels que les temps d’arrêt et la productivité réduite des employés!

Étape 4: Déterminer le taux d’utilisation des imprimantes

Déterminez le taux d’utilisation des imprimantes installées et le ratio des imprimantes aux utilisateurs de votre entreprise.

Souvent, les entreprises ont tendance à payer des frais de support et de maintenance pour les imprimantes qui ne sont même plus connectées au réseau de l’entreprise!

Étape 5: Créer un rapport détaillé de tous les travaux d’impression

Créez un rapport détaillé de tous les travaux d’impression avec des critères tels que les couleurs, le format de papier, la qualité du papier, le mode duplex par rapport au mode non duplex, les dates de publication des travaux d’impression et les propriétaires de travaux d’impression.

Comprendre les subtilités des travaux d’impression permettra aux entreprises de déterminer si des documents spécifiques sont imprimés en fonction des paramètres corrects ou non.

Par exemple, de nombreuses organisations ont tendance à gaspiller de la couleur sur des documents qui n’ont pas besoin d’être imprimés en couleur, mais qui peuvent facilement être imprimés et utilisés en niveaux de gris ou en noir et blanc.

Mettre tous ensemble

Prendre ces mesures aidera votre organisation à prendre des décisions intelligentes, basées sur les données, liées à l’impression.

Une analyse complète des résultats d’audit d’impression peut considérablement aider votre entreprise à commencer à économiser sur l’impression, tout en améliorant l’efficacité du processus d’impression aujourd’hui!

Commencez avec notre logiciel gratuit de suivi d’impression, qui est non perturbateur et facile à configurer. Cela vous aidera à mieux comprendre votre environnement d’impression et à contrôler vos dépenses.

Avez-vous déjà commencé votre vérification d’impression? Avez-vous trouvé que cela vous a aidé à avoir une meilleure idée sur la façon d’économiser sur les coûts et d’améliorer la productivité? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!

Découvrez ce livre blanc gratuit sur les coûts cachés de l’impression!