3 raisons pour lesquelles vous devez commencer à utiliser Print Analytics

Qu’est-ce que Print Analytics?

Dans les entreprises qui déploient des environnements d’impression d’entreprise complexes, les cadres supérieurs recherchent constamment des moyens d’économiser de l’argent et de réduire le fardeau de la gestion de l’impression imposé au service informatique.

C’est là que l’analyse d’impression entre en scène! L’analyse de l’impression permet aux organisations de mieux comprendre les processus et les effets liés à l’impression de documents et offre un aperçu complet de l’impact de l’impression sur plusieurs niveaux.

Jetons un coup d’œil aux trois aspects les plus importants de l’analyse d’impression et comment ils peuvent vous aider à mieux gérer votre environnement d’impression!

1. Imprimer l’équipement d’analyse

L’analyse de l’équipement est principalement axée sur les coûts d’impression et le volume d’impression, essentiellement axée sur deux questions: quel est votre volume d’impression et combien cela vous coûte-t-il? Cet aspect de l’analyse d’impression permet aux organisations de comprendre leur coût total de possession (TCO) de l’impression.

Fait intéressant, de nombreuses organisations sous-estiment leur volume d’impression, certaines études suggérant que les entreprises peuvent avoir des volumes d’impression qui sont 70% de plus que le montant prévu!

Avec l’utilisation de l’analyse de l’équipement, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées, fondées sur le renseignement, concernant leur parc d’imprimantes. L’analyse de l’équipement peut aider les entreprises à allouer leurs imprimantes de manière à optimiser leur utilisation, garantissant ainsi l’absence de surutilisation ou de sous-utilisation des ressources.

Les entreprises qui cherchent à utiliser l’analyse d’équipement d’impression devraient commencer par entreprendre une évaluation complète de leur parc d’équipement, puis attribuer des coûts à leur impression.

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2. Analyse de l’utilisateur final

Avoir un bon bagage de connaissances sur votre flotte d’équipements et son utilisation est un outil puissant pour optimiser l’impression dans votre entreprise, mais sans comprendre pleinement la dynamique de ceux qui utilisent l’équipement, il y a encore des informations précieuses manquantes!

Cette partie de l’analyse d’impression se concentre sur l’identification des utilisateurs à travers leurs:

• Quantité d’impression: Quelle est la quantité imprimée par l’utilisateur / le service?
• Comportement d’impression: qu’impriment des utilisateurs spécifiques? Où impriment-ils? Quand impriment-ils?
• Matériel imprimé: Les utilisateurs impriment-ils strictement du matériel lié au travail? Les utilisateurs sont-ils autorisés à imprimer ce qu’ils impriment?
• Déchets liés à l’impression: Les accessoires de l’imprimante comme le toner et le papier sont-ils utilisés efficacement? Les utilisateurs impriment-ils inutilement des documents texte simples de haute qualité?

En identifiant les utilisateurs et leurs habitudes en matière d’impression, les entreprises peuvent identifier où elles peuvent réaliser des économies, améliorer leurs mécanismes de sécurité d’impression et mieux éduquer les utilisateurs en matière de pratiques d’impression.

3. Imprimer l’analyse de documents

L’analyse de documents imprimés se concentre sur la compréhension du rôle joué par les documents imprimés dans l’entreprise.

Les données relatives à l’analyse des documents imprimés peuvent être classées en deux catégories principales, statistiques et qualitatives.

Des données statistiques peuvent être obtenues à partir de données d’impression de documents d’utilisateur final, de données de classement de documents, de données de sauvegarde de documents, etc.

En termes de données qualitatives, ceci peut être obtenu par le biais de questionnaires, de réunions et de séminaires.

Lorsque vous cherchez à obtenir ces données, les analystes peuvent choisir d’afficher l’analyse à l’échelle de l’entreprise ou à partir de départements et de processus spécifiques.

L’utilisation efficace de l’analyse des documents imprimés permet aux organisations de mieux comprendre le rôle que jouent les documents dans les flux de travail et les procédures métier, ainsi que d’explorer les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées. Grâce à cette sous-fonctionnalité de l’analyse d’impression, les entreprises peuvent identifier l’impression qui est vraiment essentielle, par opposition à l’impression qui ne présente aucun avantage, et qui devrait être évitée.

Les entreprises peuvent également utiliser l’analyse des documents imprimés pour amorcer le processus de transformation numérique en automatisant et en numérisant les flux de production qui n’exigent pas de copie papier.

Votre entreprise recherche-t-elle des moyens axés sur les données et axés sur le renseignement pour améliorer l’impression? Assurez-vous de prendre en compte les suggestions mentionnées et soyez sur la bonne voie vers un environnement d’impression d’entreprise sécurisé, rentable et efficace.

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